Grâce à Hello Harel, vous pouvez gérer aussi vos achats.

Tunnel d'achat

Un achat se fait en plusieurs étapes, possédant chacune leur document. C'est ce qu'on appelle le Tunnel d'achat.
Les différentes étapes (dont certaines sont optionnelles) sont :
Commande d'achat

Sert à saisir la commande passée auprès de votre fournisseur : produits, quantités, tarifs.

Arrivage

Réception physique de la marchandise ; permet de faire rentrer dans le stock les marchandises reçues.

Cette étape est désactivée si la gestion du stock est désactivée.

Facture d'achat

Saisie et validation de la facture telle qu'elle a été émise par le fournisseur.

Coûts d'acheminement

Si la facture du fournisseur contenait des frais annexes (frais de port, d'emballage...), cette étape permet de les répercuter sur la valeur du stock des marchandises achetées.

Cette étape est optionnelle et désactivée si la gestion du stock est désactivée.

Les étapes Commande d'achat et Arrivage sont affichées dans le module Achats.
Les étapes Facture d'achat et Coûts d'acheminement sont affichées dans le module Comptabilité.

Réclamations et variations du tunnel de vente

Réclamation

Une réclamation correspond à un incident suite à un arrivage : marchandises abîmées, litige sur les quantités, etc.

Une réclamation d'achat peut donner lieu à un nouvel envoi de marchandises ou à un avoir de la part du fournisseur.

Avoir d'achat

Un avoir d'achat peut être créé suite à une réclamation, ou manuellement. Il permet de réduire le montant à régler d'une facture ou de donner lieu à un remboursement.

Les Réclamations sont affichées dans le module Achats Réclamations.
Les Avoirs sont affichés dans le module Comptabilité Factures d'achat.

Fusions

Il arrive que des achats soient fusionnés.

Par exemple, deux commandes passées auprès du même fournisseur peuvent être fusionnées pour ne donner lieu qu'à un seul arrivage.

Statut de l'achat

Une frise appelée Statut de l'achat est affichée dans les listes et les documents du tunnel d'achat.

Elle contient deux ou trois icônes en fonction du nombres d'étapes activées, représentant chacune une étape.

Cette frise permet de visualiser en un coup d'oeil où en est l'achat. La couleur des icônes dépend du statut des documents correspondants.

Si plusieurs documents d'un même type existent, c'est aussi affiché sur la frise. Par exemple, un "2" sera affiché sur l'icône si une facture provient de deux commandes.

Approvisionnement

La liste d'approvisionnement permet de garder trace des produits à acheter, afin de ne pas oublier de se réapprovisionner.

Catalogue d'achats

Le catalogue d'achats liste les références d'achat, c'est-à-dire les produits et conditionnements déjà achetés ou saisis dans le catalogue d'un fournisseur. Il permet de visualiser en un instant les différents produits achetés, leurs tarifs, etc.

Régularisations

Il est possible dans Hello Harel de travailler "hors stock", c'est-à-dire d'accélérer son travail en vendant des marchandises ne figurant pas encore dans le stock et en saisissant les achats a posteriori.
Ces ventes donnent lieu à des éléments de stock temporaires qui doivent être ensuite régularisés afin de garantir la traçabilité des ventes effectuées.