Le modal d'encaissement peut être affiché de deux manières :
dans la liste des factures de vente , en sélectionnant une ou plusieurs factures et en cliquant sur Enregistrer un paiement
dans la liste des encaissements , en cliquant sur le bouton Nouveau paiement
Le modal d'encaissement est légèrement différent selon s'il est ouvert par l'un ou l'autre moyen.
Dans la plupart des cas, il est plus simple de réaliser les paiements à partir de la liste des factures de vente.
Astuce !
Vous pouvez sélectionner autant de factures et d'avoirs que vous le souhaitez et cliquer sur le bouton Enregistrer des paiements.
Le modal d'encaissement sera affiché une fois par client, en faisant automatiquement la somme de tous les factures et avoirs à régler de chaque client.
Les factures et avoirs pas encore émis ou déjà réglés sont sautés automatiquement.
L'en-tête du modal d'encaissement n'est affiché que lorsque l'encaissement est réalisé à partir d'une ou plusieurs factures. Il contient un tableau récapitulatif des factures et avoirs d'un même client sélectionnés et de leur montant restant à payer.
Si des factures de plusieurs clients étaient sélectionnés, un tag n clients restants est affiché. Il indique combien de clients restent à encaisser après celui-ci.
Si des factures et des avoirs du même client sont sélectionnés, ils seront lettrés automatiquement et le montant à payer est automatiquement déduit des avoirs.
Un bouton Lettrer les avoirs permet de lettrer les avoirs et les factures sans forcément saisir d'encaissement.
Code et nom du compte CRM.
Le compte CRM est seulement affiché lorsque le modal est ouvert à partir d'une ou plusieurs factures de vente, car il s'agit alors du compte CRM de la facture de vente.
Lorsque le modal d'encaissement est ouvert à partir du bouton Nouveau paiement de la liste des encaissements, ce champ permet de sélectionner un client. Il suffit de taper le début du nom ou du code d'un compte CRM client.
Affiché quand un client est sélectionné. C'est le solde du compte client, obtenu à partir de tous les paiements, factures et avoirs de ce client.
Un bouton est affiché par moyen de paiement activé dans la configuration. Le moyen de paiement sélectionné conditionne les champs affichés dans le modal de paiement.
Paiement en espèces.
Paiement par chèque.
Un champ supplémentaire Action sur le chèque est affiché : voir détails ci-dessous.
Paiement par carte bancaire.
Un champ supplémentaire Frais est affiché. Il permet de déduire et comptabiliser directement les frais prélevés par votre banque sur le paiement par carte bancaire, s'ils sont connus.
Paiement par prélèvement.
Paiement par virement.
Affiché uniquement lorsque le modal est ouvert à partir de la liste des factures, pour les clients qui ont des encaissements ou des avoirs non lettrés (c'est-à-dire pas encore utilisés pour régler une facture).
Lorsque ce moyen de paiement est sélectionné, le reste du modal contient une liste des encaissements et avoirs non lettrés. Il suffit de les sélectionner pour régler le montant correspondant des factures à payer.
Champ affiché pour tous les moyens de paiement, sauf Utiliser des paiements non lettrés.
Montant du paiement effectué par le client.
Pour les encaissements par carte bancaire, il s'agit du montant avant déduction des frais bancaires.
Champ affiché pour tous les moyens de paiement, sauf Utiliser des paiements non lettrés.
Date du paiement. Cette date peut être différente de la date du jour.
Champ affiché pour les paiements par Chèque, Prélèvement et Virement.
Permet de saisir une référence (numéro de chèque, de virement...) afin de retrouver plus facilement le paiement.
Champ affiché pour tous les moyens de paiement, sauf Utiliser des paiements non lettrés.
Il permet de saisir un commentaire interne qui sera affiché sur l'écran d'affichage du paiement, mais pas sur le reçu transféré au client.
Pour les encaissements par chèque, les deux choix suivants sont affichés :
Lors de la validation du modal, l'encaissement passe immédiatement au statut Confirmé.
Les écritures comptables se font directement sur le compte de banque.
Lors de la validation du modal, l'encaissement passe au statut Reçu.
Il pourra ensuite être remis en banque avec le bouton Remettre. À ce moment-là, il passera au statut Remis et une remise sera créée, qui pourra elle-même être confirmée.
Les écritures comptables se font sur des comptes d'attente de chèques.
Les boutons suivants sont affichés :
Ferme le modal sans aucune action. L'encaissement n'est pas enregistré.
Enregistre l'encaissement et ferme le modal.
Affiché seulement lorsque des factures de plusieurs clients différents étaient sélectionnées.
Enregistre l'encaissement et passe au client suivant.
Le bouton affiche combien de clients restent à encaisser.